Voorraadbeheer
Het belang van een goede voorraadbeheer moet niet worden onderschat. Deze casus gaat over een klein bedrijf die met voorraad beheer is begonnen om het bestellen te vereenvoudigen.
Deze onderneming verkocht een heel breed assortiment confectie artikelen. Alles werd in eigen beheer geconfectioneerd. Door het groot aantal designs, kleuren, maten en modellen was het noodzakelijk, uit financiële overwegingen, om van elke artikel maar een beperkt aantal op voorraad te houden. De voorraad werd elke week aangevuld op basis van wat er nog op de plank lag. Dat betekend dat de ondernemer elke week langs alle schappen liep om zo een lijst te maken van welke artikelen en welke aantallen moesten worden bijgemaakt.
Het probleem
Deze onderneming had een aantal problemen. Er was geen voorraad beheer systeem. Hierdoor wist de webwinkel ook niet welke producten wel en niet op voorraad zijn. Ook was het mogelijk dat mensen meer van een artikel konden bestellen dan er op voorraad was. Was de laatste artikel net verkocht? Dan kon een nieuwe klant dat artikel toch nog steeds bestellen.
Een ander probleem was dat de lijst die de ondernemer samenstelde elke week niet altijd puur op basis van de voorraad werd gemaakt. Er waren verschillende factoren die van invloed konden zijn op welke artikelen wel op de lijst werden gezet en welke niet. Ook werd de lijst gemaakt op basis van wat er fysiek op de plank lag waarbij geen rekening werd gehouden met orders die al in het systeem stonden.
Het gevolg van deze problemen is dat veel artikelen niet op voorraad waren, of niet in de juiste aantallen. De leveringsbeloften die gemaakt werden op de website konden niet waar worden gemaakt. Dit gaat ten koste van de klanttevredenheid en levert het bedrijf veel extra werk op.
De oplossing
Deze ondernemer heeft gekozen voor een systeem met een aparte backoffice en een aparte webshop. De webshop draait op de gegevens in de backoffice. Het systeem is zo ingericht dat alles wat in en uit het magazijn gaat, in de backoffice wordt geadministreerd. Ook orders die buiten de webshop om gaan, worden ingevoerd. Door zorgvuldig om te gaan met alle inkoop en verkoop orders, is de voorraad wat volgens de computer op de plank moet liggen vrijwel altijd correct.
Doordat de voorraad en alle orders in de backoffice staan, is het eenvoudig om een lijst samen te stellen van alle producten die bij gemaakt moeten worden. Deze lijst wordt samengesteld op basis van gewenste minimum en maximum voorraad niveaus. Omdat de webshop over dezelfde gegevens beschikt, kan een klant nooit meer bestellen dat wat er op voorraad is. Wil een klant toch meer bestellen, dan is de levertijd ook direct bekend. Orders die niet meer direct uitgeleverd kunnen worden zijn nu geen bron van frustratie voor de klant noch voor het bedrijf. De klant is immers op de hoogte van de extra levertijd.
Discussie
Voor een klein bedrijf lijkt een dergelijk systeem wellicht nodeloos ingewikkeld. Maar een dergelijk systeem kan ook weer veel nieuwe mogelijkheden bieden waar je als ondernemer anders helemaal niet aan kan beginnen. In het geval van dit bedrijf was het op eens veel makkelijker om het assortiment vreemde producten flink uit te breiden. Met het voorraadsysteem was het eenvoudig om minimale aantallen op voorraad te nemen. Met een kleine uitbreiding van het systeem werd het opeens mogelijk om automatisch te bestellen bij elke leverancier zodra er een franco order was. Dit leverde de onderneming enorm veel tijd winst op. Alles was altijd op voorraad of in bestelling. Wat er werd besteld en wanneer werd door het systeem bepaald. De webwinkel had inzake in wat er onderweg was en kon de producten daarom aanbieden met een correcte verwachte levertijd.
Een andere grote stap voorwaarts kon worden gemaakt door alle magazijn werkzaamheden uit te besteden aan een warehouse partner. Deze stap was niet mogelijk zonder een goed functionerend voorraadbeheer systeem.
Conclusies
Deze ondernemer heeft concrete stappen ondernomen om een aantal dagelijkse problemen binnen zijn bedrijf op te lossen. Het systeem loste niet alleen problemen op, maar maakt het ook mogelijk om zijn bedrijf verder te laten groeien. Het voorraad producten kon eenvoudig worden uitgebreid met een bijbehorende omzet verhoging. En doordat er een geautomatiseerd systeem was voor order verwerking en voorraad beheer, was de stap van een eigen magazijn naar warehousing formule makkelijk gemaakt.